Jak efektywnie zorganizować sobie czas pracy

Każdy czynny zawodowo, w pracy spędza ponad połowę życia. Nic więc dziwnego, że ludzie chcą pracować w przyjaznym środowisku, wśród sympatycznych ludzi. Unikamy więc firm i zakładów, w których atmosfera wywołuje u nas stres. Wiadomo bowiem, że stres związany z pracą, przenosi się na pozostałe elementy naszej egzystencji i ma ogromny wpływ na życie pozazawodowe. Jeśli jednak już jesteśmy w firmie, gdzie nie do końca jest tak, jakbyśmy tego oczekiwali, ale są składowe tej pracy, które ewidentnie dają nam satysfakcję i zadowolenie, to nie musimy pozostać elementami ogniwa, które przyjmują wszystkie negatywne odczucia bezwolnie. Co prawda nie zmienimy z dnia na dzień szefa, nie zmniejszymy liczby swoich obowiązków, nie sprawimy, że wszyscy nawzajem będą się lubić, jednak nad pewnymi rzeczami możemy zapanować. Tylko od nas samych zależy, jak zorganizujemy sobie dzień, czy będziemy pracować zgodnie z jakimś planem, czy w chaosie i jak podejdziemy do spraw, które dzieją się w firmie – z dystansem, czy z emocjami. Na pierwszy rzut oka wydaje się, że są to drobiazgi, ale mają one ogromny wpływ na nasze samopoczucie. Warto więc zapanować nad stresem, aby czuć się lepiej i tak zorganizować sobie pracę, aby ona sama wydała nam się lepsza. Wówczas być może, ta praca rzeczywiście nie będzie już dla nas elementem stresogennym i zaczniemy na nowo widzieć w niej dobre strony. Jak zatem można przeciwdziałać takiemu stresowi samodzielnie? W Internecie natknęłam się na 10 przykazań dla zestresowanych pracą osób, które pozwoliłam sobie omówić.

1. Należy oswoić miejsce, gdzie pracujemy. Dobrze jest postawić na biurku lub przy komputerze zdjęcie męża, dzieci, rodziców, ukochanej osoby, położyć jakąś figurkę, która przynosi szczęście, albo która kojarzy się z czymś miłym i sympatycznym. Nie trzeba krępować się, że zostaniemy odebrani za kogoś infantylnego. Znam osoby, których praca związana jest z delegacjami. W związku z tym, że często wyjeżdżają w podróże służbowe, zabierają fotografie rodzinne, które ustawiają w pokojach hotelowych, aby nie zapomnieć, że ich życie to nie tylko praca.
2. Dzień najlepiej zaczynać od załatwiania rzeczy najtrudniejszych. Nie ma bowiem nic bardziej stresującego niż świadomość spraw, które odkładamy na później. Poza tym z fizjologii wynika, że rano, po wypoczynku nocnym, człowiek ma najwięcej energii. Jeśli uda zachować się taką kolejność, praca stanie się spokojniejsza. Najpierw załatwimy trudne spotkania, zebrania, telefony. Później łatwiejsze zadania. I to też zgodne będzie z zegarem biologicznym. W miarę upływu czasu, w ciągu dnia, spada energia i organizm ulega zmęczeniu.
3. Starajmy się być wydajni. Czy po kilku godzinach nieprzerwanej pracy jesteśmy w stanie obiektywnie ocenić co robimy, piszemy, nad czym pracujemy? Dlatego najlepiej co godzinę robić sobie, co najmniej pięciominutowe przerwy. Dobrze jest wstać, poruszać się, przejść po korytarzu, zaproponować koleżance, czy koledze obok herbatę i porozmawiać z kimś, niekoniecznie na tematy zawodowe. To spowoduje nabranie dystansu do tego, nad czym aktualnie pracujemy i być może przyczyni się do tego, że znajdziemy po krótkotrwałym odpoczynku nowe, lepsze rozwiązanie. Tak pracują np. Informatycy – programiści. Pisząc jakiś program, często napotykają na trudność, która wydaje się być nie do przeskoczenia. Po przerwie, nagle rozwiązanie samo przychodzi im do głowy. Przypadek?
4. Nauczmy się wydajniej organizować swój czas pracy. Jeśli regularnie pracujemy po godzinach, bo nie nadążamy z wykonywaniem zleconych nam prac, to może świadczyć o złej organizacji czasu pracy. Jeśli często musimy, dłużej niż inni, zostawać po pracy, bo nie wyrabiamy się z obowiązkami, koniecznie należy sprawdzić, na co został przeznaczony ten właściwy czas. Dobrze jest zrobić wówczas listę czynności, którą wykonywaliśmy danego dnia, a następnie przeanalizować ją pod kątem efektywnego wykorzystania czasu pracy. Być może okaże się, że przeszkodą w punktualnym wychodzeniu są zbyt długie przerwy odpoczynku, plotki korytarzowe, a może częste przerwy na papierosa, czy niepotrzebne pogawędki przez telefon, nie związane z wykonywaną pracą. Należy koniecznie skończyć z tym precedensem i od danego dnia obiecać sobie, że pracujemy uczciwe i efektywnie, a biuro opuszczamy każdego dnia o tej samej porze.
5. Starajmy się traktować służbowe spotkania jako rodzaj rozrywki. Przecież praca jest też po to, żeby dawać przyjemność. Dobrze więc jeśli zdamy sobie sprawę, że takie służbowe spotkania budują dobrą atmosferę między pracownikami, integrują zespół z kadrą kierowniczą i pomagają tworzyć przyjaźnie poza zawodowe. Nasi partnerzy rodzinni, dzięki takim wyjściom mogą też poznać osoby, z którymi współpracujemy na co dzień i mogą lepiej zrozumieć to, czym się. Korzystajmy więc z nich. Chodźmy do kina, teatru, na wystawy.
6. Zróbmy przerwę na posiłek np. śniadanie, nawet jeśli będziemy mieć pilne zadanie do wykonania. Musimy mieć świadomość, że głodny człowiek jest osłabiony, mało wydajny i trudno skupia się na wykonywanych czynnościach. W końcu ogrania go frustracja i często zaczynają nim targać negatywne emocje. Znamy przecież krążące w Polsce przysłowie: “Głodny człowiek, to zły człowiek.” Musimy jeść, bo inaczej organizm szybko odmówi posłuszeństwa. Pamiętajmy, że to często, właśnie z głodu, jesteśmy podenerwowani. W chwilach dużego wysiłku umysłowego lub osoby narażone na zmiany pogody tzw. meteopaci, dobrze jeśli mają pod ręką coś do przegryzienia np. czekoladę, orzeszki, morele, pestki dyni, jogurt albo jakiś owoc. To uzupełni szybko utratę energii i pozwoli szybko wrócić nam do wytężonej pracy.
7. Osoby, które są perfekcjonistami niech dążą do perfekcji rozsądnie. Nie warto tracić nerwów, zastanawiając się, czy wszystko zostało dopilnowane, czy “zapięte na ostatni guzik”. Jeśli samemu funduje się takie stresy, to nie można się dziwić, że po kilku godzinach pojawiają się zawroty głowy i histeryczne reakcje. Nie należy poprawiać wielokrotnie czegoś, co zostało już zakończone. Lepiej poświęć energię na realizację czegoś nowego.
8. Dobrze mieć w firmie przynajmniej jedną osobę, której będziemy ufać. Dzięki temu w sytuacjach kryzysowych będzie można wygadać się komuś przy kawie, kto zna realia organizacji i będzie mógł obiektywnie pomóc ocenić nam trudną dla nas sytuację. To lepsze niż samotny płacz.
9. Ci, którzy mają podczas pracy przewidzianą dłuższą przerwę, dobrze, aby zmienili otoczenie. Mogą przejść się po dworze, zażyć świeżego powietrza, zwyczajnie “naładować akumulatory”.
10. Koniecznie piętnaście minut do pół godziny przed wyjściem powinno skończyć się pracę. Wtedy mamy czas na uporządkowanie biurka, sprawdzenie spraw, które były do zrobienia i w końcu zaplanowanie planu na następny dzień. Dzięki temu, myśli będziemy mieć spokojne, a po powrocie do domu będzie można poświęcić czas tylko sobie i rodzinie.

Katarzyna Książkiewicz