Obecnie biorę udział w rekrutacji na dwa kluczowe stanowiska w naszej firmie: Key Account Managera z językiem niemieckim oraz HR Managera. Do całego procesu podeszłam bardzo profesjonalnie – wyznaczyłam profile kompetencyjne kandydatów oraz ustaliłam wspólnie z naszym dyrektorem generalnym szczegółowe założenia, dotyczące wymagań, jakie mają spełnić kandydaci na te stanowiska. Chciałabym podzielić się kilkoma przemyśleniami, które to doświadczenie przyniosło mi osobiście, jako trenerowi biznesu, wspierającemu działania HR w naszej firmie.

Znaczenie informacji zwrotnej w procesie rekrutacyjnym

Rekrutacja to złożony proces, w którym każda decyzja ma znaczenie. Jako rekruterzy, czy osoby wspomagające ten proces, jesteśmy odpowiedzialni nie tylko za znalezienie odpowiednich kandydatów, ale także za budowanie pozytywnego wizerunku naszej firmy. Każdy etap rekrutacji, od weryfikacji CV, przez rozmowy telefoniczne, aż po spotkania osobiste, jest kluczowy. Ważne jest, aby kandydaci czuli się doceniani i mieli poczucie, że ich aplikacja jest rozpatrywana z należytą uwagą. Dobrze więc zakończyć cały proces informacją dla kandydata o tym jak było, albo na co ma zwrócić uwagę w przyszłości, bo to może mieć kluczowe znaczenie przy dokonywaniu wyboru.

Etapy procesu rekrutacji

Pierwszym krokiem w procesie rekrutacyjnym jest weryfikacja CV. Na tym etapie oceniamy doświadczenie kandydatów oraz umiejętności, które są zgodne z wymaganiami danego stanowiska. Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na to, jak kandydaci odpowiadają na pytania zawarte w ankietach. Jako osoby biorące udział w rekrutacji musimy zwrócić uwagę na jakość udzielanych odpowiedzi — czy są one przemyślane, zaangażowane, czy raczej schematyczne i powierzchowne.

Kolejnym krokiem jest rozmowa telefoniczna, która pozwala na weryfikację informacji zawartych w CV oraz na poznanie stylu komunikacji kandydata. Ważne jest, aby na tym etapie zbudować flow rozmowy, które pomoże lepiej zrozumieć wartości i oczekiwania obu stron.

Rozmowa online stanowi następny etap, podczas którego skupiamy się na interakcji i zaangażowaniu kandydata. Obserwując, jak prezentuje swoje umiejętności oraz jak odpowiada na pytania, możemy lepiej ocenić, w jaki sposób będzie funkcjonować w zespole. Tu doskonale uzupełniamy się z moi bezpośrednim przełożonym i po spotkaniu dzielimy się obserwacjami i naszymi spostrzeżeniami.

Na końcu procesu rekrutacyjnego odbywa się spotkanie face-to-face, które daje możliwość bezpośredniego weryfikowania wszystkich wcześniej omówionych aspektów. Tu jest czasem zderzenie wyobrażenia z rzeczywistością. Cieszy mnie, gdy kandydaci, z którymi rozmawiam, czują się swobodnie i mogą w naturalny sposób dzielić się swoimi doświadczeniami oraz oczekiwaniami. Odeszłam zupełnie od standardowych pytań. Zależy mi, aby poznać kandydata i jego oczekiwania, ale tez uczciwie opowiedzieć o tym, na kim nam zależy.

Wartość informacji zwrotnej

Jednym z najważniejszych elementów procesu rekrutacyjnego jest feedback lub feedforward, który dostarczam kandydatom. Każdy kandydat, który przechodzi przez nasz proces, zasługuje na informację zwrotną, niezależnie od wyniku rekrutacji. Przykłady podziękowań, które otrzymujemy, są dla nas niezwykle cenne, ponieważ pokazują, że kandydaci doceniają nasze wysiłki i zaangażowanie w procesie rekrutacyjnym.

Za zgodą kandydatów, chcę podzielić się kilkoma przykładowymi wiadomościami, jakie od nich otrzymałam. To dla mnie mega budujące i rozwijające doświadczenie.

Przykład 1:

„Dzień dobry Pani Katarzyno,

Dziękuję za tak obszerny feedback. Dzięki tej informacji wiem nad czym muszę popracować podczas innych procesów rekrutacyjnych. W pełni się z Panią zgadzam. Cieszę się, że mogłam Panią poznać! Pozwolę sobie wysłać zaproszenie do grona znajomych na LiknedInie”.

Przykład 2:

Dzień dobry,

Bardzo dziękuję za informację zwrotną. Jest to dla mnie teraz jaśniejsze. Zdecydowanie muszę poprawić CV i nadrobić kilka rzeczy 😉

Jeśli chodzi o procesy HR, tworzenie ich oraz zarządzanie rozproszonym zespołem – mam takie doświadczenia. Głównie w firmie X i Y (nazwy firm usunęłam, bo tak uzgodniłam z Panią). Nie wychwyciłam jednak z ogłoszenia, że znajomość “twardego HR” jest wymagana. Zgodzę się, że nie pracowałam w kadrach i nie zajmowałam się tą działką, poza “miękkim HRem”. Jeszcze raz dziękuję za poświęcony mi czas i energię na tak obszerną informację zwrotną. Muszę przyznać,że chyba nawet nie bardzo liczyłam na maila zwrotnego. Tym bardziej doceniam! Pozdrawiam serdecznie”

Przykład 3:

“Dziękuję za dobre słowa. Dała mi Pani cenną rzecz, a mianowicie odczuć, że w tej sytuacji obie coś zyskałyśmy 🙂 Ja większy wgląd w siebie i swoje CV, a Pani, być może, informację dotyczącą ogłoszenia. Firma Clever Frame to szczęściarze! Taka osoba, jak Pani, to skarb nie do przecenienia.

Ja również życzę wielu sukcesów i pozytywnego zakończenia rekrutacji. Sztuką jest dopasować osobę do stanowiska, a jeszcze większą do całego zespołu. Życzyłabym sobie pracować z takimi ludźmi ,jak Pani 🤞🤞Sprawiła Pani,że obraz firmy Clever Frame jawi mi się w samych pozytywach, a ja w tym wszystkim nie czuje się ” odrzucona” 😉 Dziękuję!”

Przykład 4:

„Dzień dobry, Pani Katarzyno, dziękuję za dzisiejsze spotkanie. Bardzo spodobała mi się Wasza firma i cieszę się, że mogłam Panią poznać. Z niecierpliwością czekam na dalsze kroki w procesie rekrutacyjnym.”

Podsumowanie

Feedback i/lub feedforward, to nie tylko sposób na informowanie kandydatów o postępach w procesie rekrutacyjnym, ale także ważny element budowania relacji z nimi. Dzięki przekazywaniu informacji zwrotnej możemy stworzyć atmosferę otwartości i zaufania. Każda wiadomość od kandydatów, w której wyrażają wdzięczność za nasze zaangażowanie, utwierdza nas w przekonaniu, że nasze działania mają sens i wpływają na ich doświadczenia związane z naszą firmą. Warto zainwestować czas i wysiłek w proces rekrutacyjny, aby przyciągnąć do naszej organizacji nie tylko wykwalifikowanych pracowników, ale także osoby, które podzielają nasze wartości i oczekiwania.

I to co dla mnie jako trenera biznesu jest niesłychanie ważne, to uświadomienie kandydatów, że to, iż nie zostali wybrani, w tym konkretnym momencie, nie czyni ich mniej wartościowymi czy niewystarczającymi. To jedynie informuje ich, że znalazł się ktoś, kto bardziej wpisał się w kulturę organizacyjną i kto bardziej, na dany moment, wypełnia nam lukę. Tylko i aż tyle.

Życzę wszystkim Kandydatom powodzenia w procesach rekrutacyjnych, a osobom rekrutującym, wspaniałych doświadczeń i ludzi, od których my sami możemy czerpać garściami.